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Warum Virtuelle Assistenz der ideale Einstieg in die Selbstständigkeit ist!

Vir­tu­elle Assis­tenz bie­tet eine kos­ten­güns­tige Mög­lich­keit, den Start in die Selbst­stän­dig­keit zu wagen und somit orts­un­ab­hän­gig und fle­xi­bel ein eige­nes Busi­ness auf­bauen zu können.

In die­sem Blog­bei­trag erfährst du, was eine Vir­tu­elle Assis­tenz ist, wel­che Auf­ga­ben sie über­nimmt und wel­che Vor­aus­set­zun­gen du benö­tigst, um erfolg­reich durch­zu­star­ten. Zudem teile ich mei­nen per­sön­li­chen Weg und gebe dir prak­ti­sche Tipps, wie du den Ein­stieg meis­tern kannst.

Inhalt:

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Du möch­test dich über den Beruf der Vir­tu­el­len Assis­tenz genauer infor­mie­ren oder träumst bereits von einer Selbst­stän­dig­keit als Vir­tu­elle Assis­tenz und suchst nach einer kom­pak­ten Start­hilfe für klei­nes Budget? 

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Per­fekt für Ein­stei­ger und den Geld­beu­tel, bie­tet die­ser Leit­fa­den eine Ein­füh­rung in die Welt der vir­tu­el­len Assis­tenz, zeigt dir typi­sche Auf­ga­ben­be­rei­che und die wich­tigs­ten Fähig­kei­ten, die du mit­brin­gen soll­test. Erfahre Schritt für Schritt, wie du deine Selbst­stän­dig­keit vor­be­rei­test, deine ers­ten Kun­den gewinnst und was du recht­lich beach­ten musst. Als Bonus gibt es einen Über­blick über 20 hilf­rei­che, kos­ten­lose Tools, die dir als VA den All­tag erleichtern!

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Spruch: Der erste Schritt in die Selbstständigkeit ist oft der mutigste, aber auch der Beginn deiner Freiheit.

Warum? Darum!

Die Arbeits­welt ver­än­dert sich ste­tig, und mit den immer fle­xi­ble­ren Mög­lich­kei­ten, von über­all aus zu arbei­ten, eröff­nen sich neue Wege in die Selbstständigkeit.

Eine die­ser span­nen­den Mög­lich­kei­ten ist die Tätig­keit als Vir­tu­elle Assis­tenz (VA). Aber was genau ist eine Vir­tu­elle Assis­tenz, und warum könnte sie der per­fekte Ein­stieg in die Selbst­stän­dig­keit sein?

Ich erkläre dir, was hin­ter dem Beruf steckt, wel­che Auf­ga­ben VAs über­neh­men, wel­che Vor­aus­set­zun­gen man mit­brin­gen sollte und warum diese Arbeit so viele Vor­teile bietet.

Dar­über hin­aus erzähle ich von mei­nem eige­nen Weg in die Selbst­stän­dig­keit und was die Vir­tu­elle Assis­tenz dabei für eine Rolle spielt.

Was ist eine Virtuelle Assistenz?

Bevor wir tie­fer in die The­ma­tik ein­stei­gen, zuerst die Erklä­rung, worum es sich bei einer VA über­haupt han­delt: Eine Vir­tu­elle Assis­tenz ist jemand, der als selbst­stän­di­ger Dienst­leis­ter zum Bei­spiel Unter­neh­men und andere Solo-Selbst­stän­dige bei unter­schied­li­chen Auf­ga­ben unter­stützt – und das aus­schließ­lich digi­tal, also kom­plett ortsunabhängig.

Das bedeu­tet, dass eine VA alle Auf­ga­ben vir­tu­ell, also online, erle­digt und somit weder einen extra Platz im Büro des Auf­trag­ge­bers benö­tigt, noch ört­lich in deren Nähe sein muss. Die Kom­mu­ni­ka­tion erfolgt in der Regel über E‑Mail, Tele­fo­nate, Video­calls oder spe­zi­elle Projektmanagement-Tools.

Als VA bist du zudem selbst­stän­dig tätig, also nicht fes­tes Bestand­teil eines Teams und nie­man­den unter­stellt. Der Auf­trag­ge­ber gibt natür­lich den­noch den Weg und seine Wün­sche vor, jedoch ist es ein Mit­ein­an­der auf Auf­gen­höhe. Für ein­zelne Auf­träge ist es zudem rat­sam und üblich, sich mit ande­ren Mit­glie­dern des Pro­jek­tes eng auszutauschen. 

Der große Vor­teil: Als VA kannst du von über­all auf der Welt arbei­ten, solange du über einen Lap­top*, eine sta­bile Inter­net­ver­bin­dung und aus­rei­chend Strom verfügst.

Welche Aufgaben hat eine Virtuelle Assistenz? 

Die Auf­ga­ben­be­rei­che einer Vir­tu­el­len Assis­tenz sind extrem viel­sei­tig und hän­gen oft von den indi­vi­du­el­len Bedürf­nis­sen der Kun­den ab.
Hier einige typi­sche Auf­ga­ben, die VAs über­neh­men können:

    1. Admi­nis­tra­tive Tätig­kei­ten: 
      E‑Mail-Manage­ment, Ter­min­ver­ein­ba­run­gen, Rei­se­pla­nung, Daten­pflege, Erstel­lung von Dokumenten.
    2. Social Media Manage­ment und Con­tent-Erstel­lung:
      Betreu­ung von Social Media-Kanä­len, Erstel­len und Pla­nen von Posts, Community-Management.
    3. Kun­den­sup­port:
      Beant­wor­tung von Kun­den­an­fra­gen, Tele­fon­ser­vice, Chat-Support.
    4. E‑Mail- und News­let­ter-Mar­ke­ting :
      Schrei­ben von Blog­bei­trä­gen, News­let­ter-Erstel­lung, Recherchearbeiten.
    5. Pro­jekt­ma­nage­ment:
      Unter­stüt­zung bei der Koor­di­na­tion von Pro­jek­ten, Auf­ga­ben­ver­tei­lung, Über­wa­chung von Deadlines.
    6. Buch­hal­tung und Rech­nungs­stel­lung:
      Ver­wal­tung von Rech­nun­gen, Mahn­we­sen, Vor­be­rei­tung von Unter­la­gen für den Steuerberater.

Es gibt kaum Gren­zen in den Auf­ga­ben­be­rei­chen. Viele VAs spe­zia­li­sie­ren sich jedoch auf bestimmte Dienst­leis­tun­gen oder The­men­be­rei­che, um ihre Kun­den opti­mal zu unter­stüt­zen und sich mit der Zeit pro­fes­sio­nel­ler zu posi­tio­nie­ren. Das bedeu­tet, dass sich die Auf­ga­ben­be­rei­che auch wei­ter­ent­wi­ckeln kön­nen, abhän­gig von dei­nen eige­nen Fähig­kei­ten und den Bedürf­nis­sen dei­ner Kunden.

Voraussetzungen,
um als Virtuelle Assistenz zu starten 

Der Beruf der Vir­tu­el­len Assis­tenz setzt keine for­male Aus­bil­dung vor­aus, was ihn beson­ders attrak­tiv für Quer­ein­stei­ger macht. Aller­dings gibt es bestimmte Vor­aus­set­zun­gen, die du mit­brin­gen soll­test, um erfolg­reich als VA zu arbeiten:

    1. Orga­ni­sa­ti­ons­ta­lent: 
      Als VA jon­glierst du häu­fig meh­rere Pro­jekte und Kun­den gleich­zei­tig. Eine gute Selbst­or­ga­ni­sa­tion und Zeit­ma­nage­ment sind essenziell.
    2. Tech­ni­sche Affi­ni­tät:
      Da du online arbei­test, soll­test du dich mit den gän­gi­gen digi­ta­len Tools aus­ken­nen. Pro­jekt­ma­nage­ment-Soft­ware, Cloud-Dienste, Social Media-Platt­for­men und Kom­mu­ni­ka­ti­ons-Tools soll­ten dir keine Fremd­wör­ter sein. Wenn du noch nicht alles beharrst, kein Pro­blem, bringe aber die Begeis­te­rung mit, dir stän­dig neues Wis­sen anzueignen.
    3. Kom­mu­ni­ka­ti­ons­fä­hig­keit:
      Ob per E‑Mail oder im Video­call – eine klare und pro­fes­sio­nelle Kom­mu­ni­ka­tion mit dei­nen Kun­den ist das A und O für eine erfolg­rei­che Zusammenarbeit.
    4. Selbst­stän­dig­keit:
      Du arbei­test größ­ten­teils eigen­ver­ant­wort­lich. Daher ist es wich­tig, dass du dich selbst moti­vie­ren kannst und ein hohes Maß an Eigen­in­itia­tive mit­bringst. Zudem soll­ten dir die recht­li­chen For­ma­li­tä­ten der Selbst­stän­dig­keit (z.B. eigene Buch­hal­tung und Ver­si­che­run­gen) keine Angst machen.
    5. Fle­xi­bi­li­tät:
      Da du für ver­schie­dene Kun­den tätig sein wirst, ist Fle­xi­bi­li­tät in Bezug auf Auf­ga­ben und Arbeits­zei­ten von Vor­teil. Je nach Kunde kann es auch sinn­voll sein, in unter­schied­li­chen Zeit­zo­nen zu arbeiten.

Was benötigst du als Virtuelle Assistenz? 

Um als VA durch­zu­star­ten, benö­tigst du keine gro­ßen Inves­ti­tio­nen. Und genau das macht den Ein­stieg so extrem leicht und attrak­tiv. Hier sind die wich­tigs­ten Dinge, die du für den Start brauchst:

  • Einen Lap­top* oder PC mit einer sta­bi­len Internetverbindung.
  •  Ein Dienst­handy* mit eige­ner Sim-Karte* und Rufnummer.
  • Einen pro­fes­sio­nel­len E‑Mail-Account (z.B. beim Hos­ting Anbie­ter “Strato”).
  • Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tools wie Zoom, Skype, Loom oder Micro­soft Teams für vir­tu­elle Meetings.
  • Eine eigene Online­prä­senz /​ Mar­ke­ting­ka­näle, z.B. Insta­gram, Face­book, Lin­ke­dIn, um deine Dienst­leis­tun­gen pro­fes­sio­nell zu prä­sen­tie­ren und mög­li­che Kun­den auf dich auf­merk­sam zu machen.
    Eine eigene Web­seite ist zu Beginn noch nicht unbe­dingt nötig, kann aber auch nicht von Nach­teil sein.

Mein Tipp:

hole dir zu Beginn erfah­rene Unter­stüt­zung, die dich mit Fach­wis­sen auf dei­nen ers­ten Schrit­ten als Vir­tu­elle Assis­tenz beglei­tet.
Das kann z.B. in Form eines 1:1 Men­to­rings, einer Busi­ness­be­ra­tung oder digi­ta­len Pro­duk­ten (Video­kurs, eBooks) sein. 

Nutze das Wis­sen von Men­schen, die bereits da sind, wo du hin möch­test. Es ist viel­leicht nicht zwin­gend not­wen­dig, aber es erleich­tert dir den Ein­stieg, so dass du deine ganze Ener­gie für die Umset­zung dei­nes eigene Busi­ness ver­wen­den kannst.

Nimm die Abkürzung, lass dich coachen

Ich habe bei der VA Busi­ness Aca­demy ein Men­to­ring-Pro­gramm zur Vir­tu­elle Assis­tenz durch­lau­fen und begleite mitt­ler­weile sel­ber Men­schen, die sich in dem Bereich selbst­stän­dig machen möch­ten.  

Ich gebe dabei mein geball­tes Wis­sen an dich wei­ter und unter­stütze dich auf dei­nem ganz eige­nen Weg in die finan­zi­elle Unab­hän­gig­keit. Ich setze indi­vi­du­ell da an und bin so lange an dei­ner Seite, wie du mich brauchst.

Melde dich noch heute bei mir und lass uns unver­bind­lich spre­chen.
Ich freue mich, von dir zu hören!

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Welche beruflichen Möglichkeiten bringt
der Job als VA mit sich? 

Ich finde, einer der größ­ten Vor­teile sind die nied­ri­gen Ein­stiegs­vor­aus­set­zun­gen. Wenn du ein Gewerbe anmel­dest, kannst du direkt im Neben- oder Haupt­er­werb star­ten – ohne große finan­zi­elle Inven­tio­nen und ohne gro­ßen Aufwand!

Der Beruf der Vir­tu­el­len Assis­tenz bie­tet hier­bei eine enorme Fle­xi­bi­li­tät und Ent­wick­lungs­mög­lich­kei­ten. Viele VAs star­ten als Gene­ra­lis­ten, das heißt, sie bie­ten eine breite Palette von Dienst­leis­tun­gen an. Mit der Zeit kannst du jedoch in bestimmte Berei­che hin­ein­wach­sen und dich spe­zia­li­sie­ren, bei­spiels­weise als Social Media Mana­ger, Con­tent-Wri­ter, Pro­jekt­ma­na­ger oder Buch­hal­tungs-Assis­tenz. Dies ermög­licht es dir, gezielt Kun­den in bestimm­ten Bran­chen anzu­spre­chen und höhere Hono­rare zu erzielen.

Zusätz­lich hast du als VA die Mög­lich­keit, dein Port­fo­lio zu erwei­tern oder kom­plett neue Geschäfts­be­rei­che zu erschlie­ßen. Viele VAs ent­wi­ckeln sich mit der Zeit wei­ter zum Bera­ter oder Coach und über­neh­men eigene Pro­jekte in den Berei­chen Online-Mar­ke­ting oder Webdesign.


Die Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz 
bietet viele Vorteile:

    1. Orts­un­ab­hän­gig­keit:
      Du kannst von über­all auf der Welt arbei­ten – ob vom hei­mi­schen Schreib­tisch oder von einem Café am Strand. Solange du eine Inter­net­ver­bin­dung hast, bist du fle­xi­bel in der Wahl dei­nes Arbeitsorts.
    2. Selbst­be­stimmte Arbeits­zei­ten:
      Als VA bist du dein eige­ner Chef. Du ent­schei­dest, wann du arbei­test und wie­viel du arbei­ten möch­test. Diese Fle­xi­bi­li­tät bie­tet eine per­fekte Work-Life-Balance.
    3. Geringe Start­kos­ten:
      Der Ein­stieg in die Selbst­stän­dig­keit als VA erfor­dert keine gro­ßen Inves­ti­tio­nen. Ein Lap­top und Inter­net rei­chen aus, um loszulegen.
    4. Viel­fäl­tige Kun­den und Pro­jekte:
      Die Arbeit als VA ist abwechs­lungs­reich. Du lernst ver­schie­dene Bran­chen ken­nen und arbei­test mit unter­schied­li­chen Kun­den und Aufgaben.
    5. Beruf­li­che Wei­ter­ent­wick­lung:
      Da du häu­fig eng mit Unter­neh­men zusam­men­ar­bei­test, kannst du stän­dig neue Fähig­kei­ten ler­nen und dich wei­ter­ent­wi­ckeln. Jede Auf­gabe bie­tet die Mög­lich­keit, Neues zu ler­nen und dein Port­fo­lio zu erweitern.
    6. Unab­hän­gig­keit und Selbst­be­stim­mung:
      Da du selbst­stän­dig bist, bestimmst du über deine Preise, deine Kun­den und deine Arbeits­weise. Du hast die Mög­lich­keit, dei­nen beruf­li­chen Weg zu selbst zu gestalten. 
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Meine persönlicher Weg als VA

Vor eini­gen Jah­ren hätte ich nie gedacht, dass ich mich ein­mal arbeits­los mel­den würde. Noch weni­ger hätte ich geglaubt, dass ich den muti­gen Schritt in die Selbst­stän­dig­keit wagen würde – ein Vor­ha­ben, das für mich wie ein unüber­wind­ba­rer Berg erschien.

Doch das Leben folgt oft uner­war­te­ten Wen­dun­gen, und so kam erst das eine und dann das andere.

Als ich damals den Ent­schluss fasste, mich aus der Arbeits­lo­sig­keit her­aus selbst­stän­dig zu machen, war ich zunächst unsi­cher, wel­chen Weg ich ein­schla­gen sollte. Die Ent­schei­dung, als Vir­tu­elle Assis­ten­tin zu star­ten, schien per­fekt. Es ist ein fle­xi­bler und digi­ta­ler Beruf – für mich zwei der wich­tigs­ten Vor­aus­set­zun­gen. Außer­dem bie­tet er die Mög­lich­keit, Schritt für Schritt in die Selbst­stän­dig­keit rein­zu­fin­den und erste Erfah­run­gen in der „Online-Welt“ zu sam­meln. Ich war zuver­sicht­lich, dass sich dar­aus mit der Zeit wei­tere beruf­li­che Mög­lich­kei­ten erge­ben würden.

Zu Beginn inves­tierte ich in ein hoch­prei­si­ges Men­to­ring­pro­gramm für Vir­tu­elle Assis­ten­ten. Lei­der stellte sich her­aus, dass es mir in mei­ner spe­zi­el­len Situa­tion – dem Start aus der Arbeits­lo­sig­keit her­aus – nicht aus­rei­chend wei­ter­hel­fen konnte. Doch das hielt mich nicht auf.

Ich stellte bei der Agen­tur für Arbeit einen Antrag auf Grün­der­coa­ching. Dar­auf­hin ver­fasste ich mei­nen eige­nen Busi­ness- und Finanz­plan, mel­dete mein Gewerbe zu einem fest­ge­leg­ten Ter­min an und reichte den Antrag auf Grün­dungs­zu­schuss beim Amt ein – mit Erfolg.

Von da an tauchte ich tief in die Welt der Selbst­stän­dig­keit ein. Ich beschäf­tigte mich inten­siv mit The­men wie Steu­ern und Ver­si­che­run­gen, ent­warf mein ers­tes Logo, baute meine eigene Web­seite und lernte alles, was für mei­nen Erfolg als Vir­tu­elle Assis­ten­tin not­wen­dig war. Vom E‑Mail-Mar­ke­ting über Web­de­sign bis hin zu Affi­liate Mar­ke­ting, Canva und Pin­te­rest eig­nete ich mir umfas­sen­des Wis­sen an.

Die Vir­tu­elle Assis­tenz wurde mein Sprung­brett in die Selbst­stän­dig­keit und der per­fekte Ein­stieg in ein orts­un­ab­hän­gi­ges Arbeits­le­ben. Sie gab mir die Frei­heit, mich wei­ter­zu­ent­wi­ckeln und meine beruf­li­chen Träume Stück für Stück zu ver­wirk­li­chen. Heute weiß ich: Die­ser Weg war genau der richtige.

Auf mei­ner Reise in die Selbst­stän­dig­keit habe ich mir nicht nur viel Wis­sen ange­eig­net, son­dern auch ein Netz­werk aus ande­ren Selbst­stän­di­gen und Fach­leu­ten auf­ge­baut und zahl­rei­che prak­ti­sche Tipps und Tricks gesammelt.

Ich habe die­ses Wis­sen in einem 130-sei­ti­gen Work­book zusam­men­ge­fasst. Als umfas­sen­der Leit­fa­den, bie­tet es dir eine detail­lierte Schritt-für-Schritt-Anlei­tung, um erfolg­reich als Vir­tu­elle Assis­ten­tin durch­zu­star­ten und dein eige­nes Busi­ness auf­zu­bauen. Das Work­book ist vol­ler geball­ter Infor­ma­tio­nen, inter­ak­ti­ver Übun­gen und hilf­rei­cher Vor­la­gen, die dir den Start erleichtern.

Wenn du zusätz­lich indi­vi­du­elle Bera­tung und zusätz­li­che Down­load-Vor­la­gen (z.B. Busi­ness- und Finanz­plan für den Grün­dungs­zu­schuss) benö­tigst, könnte mein ganz­heit­li­ches VA-Star­ter-Paket genau das rich­tige für dich sein.

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Alles Liebe
Natha­lie

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Hin­weis: die Texte sind sorg­fäl­tig recher­chiert und sol­len als Leit­fa­den die­nen. Den­noch kön­nen die Inhalte keine recht­li­che, steu­er­li­che oder finan­zi­elle Bera­tung erset­zen. Ich über­nehme keine Haf­tung für mög­li­che Schä­den, die nach Anwen­dung der Infor­ma­tio­nen aus die­sem Bei­trag resul­tie­ren und emp­fehle daher, bei spe­zi­fi­schen Fra­gen einen Fach­mann oder Exper­ten zu Rate zu zie­hen. Für Hand­lun­gen, die auf Basis der hier prä­sen­tier­ten Infor­ma­tio­nen unter­nom­men wer­den, über­nehme ich keine Ver­ant­wor­tung. Jeder Leser ist selbst ver­ant­wort­lich für die Umset­zung der gege­be­nen Rat­schläge und Empfehlungen.

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